all-inkl.com webhosting

Dokumentenarchivierung

Jedes Unternehmen in Deutschland muss eigentlich eine solche Lösung benutzen, da es heutzutage praktisch unumgänglich ist, dass zumindest einige Buchhaltungsbelege im Original elektronisch (per Mail) ins Haus kommen und diese "Originale" revisionssicher verwahrt werden müssen. Gerade für kleine Unternehmen wie meine Motorradwerkstatt stellt dies eine unverhältnismäßig hohe Anforderung, so dass ich eine einfach zu handhabende und kostengünstige Lösung gesucht habe.

Ziel ist also: Aufsetzen einer revisionssicheren Dokumentenablage für ein kleines Unternehmen mit 2-3 PC-Arbeitsplätzen.

Rahmenanforderungen an die Technik sind:

  • Linux-Server und
  • OpenSource.
  • Eine NAS-Appliance wäre auch prima, scheint es aber nicht zu geben. Die hohe Rechenlast für die OCR, die bei den meisten Systemen integriert ist, um Belege auch per Scan einlesen zu können, verbietet das.

In die erste Auswahl kommen dabei:

agorum® core

Es gibt eine Einsteigerversion als OpenSource, die man auch kostenlos benutzen darf. Plattform ist Windows oder Linux. Vergleich des Funktionsumfangs zur "Pro"-Version.

Der Zugriff erfolgt entweder Browser-basiert oder über einen (Windows-)Client.

Live-Demo nach Termin.

+ Linux-Server, fertig installierte VM erhältlich.

+ Freie Version mit grossem Funktionsumfang.

- keine Mail-Archivierung in der freien Version, nur Mailversand.

In der einfachsten Version arbeitet man mit dem vom Server angebotenen smb/cifs-Laufwerk. Alles, was darauf geschieht, wird archiviert/versioniert und kann z.B. über die Web-Schnittstelle wieder "aus dem Keller" geholt werden.

archivista

ist eine Schweizer Firma, die ihre DMS-software als "comunity-edition" zur Verfügung stellt, man kann sie als Cloud-Lösung als Privatperson zwar kostenlos nutzen; der Download von Handbüchern, der sourcen oder der Software ist allerdings passwortgeschützt, auf dem sourceforge-Projekt ist keine einzige Datei hinterlegt. Der Leistungsumfang ist eingeschränkt.

Die Software arbeitet komplett Web-Basiert. Sie ist seit ca. 20 Jahren auf dem Markt. Es gibt auch ein kleines ERP-Modul dazu. Ein IMAP-Mail-Client sei integriert - er soll bestimmte Ordner eines Mail-Accounts automatisch abfragen und archivieren können.

Die Firma selbst bietet neben der Software auch verschieden dimensionierte DMS-Appliances an. Am günstigsten kommt eine VM-Appliance für ca. 300€.

bitfarm

Client-Server-System, das nur unter Windows ab XP bzw. Server 2003 äuft. Die Software und die Handbücher sind von sourceforge oder der Herstellerseite herunterzuladen.

bitfarm bietet eine zweistündige individuelle live-Einführung in das System (mittels TeamViewer) an.

Auch die Pro-Version kostent keine Lizenzkosten, sondern wird über einen Installations- und  Support-Vertrag bezahlt.

+ OCR und Scan-Bereichsdefinition (für Verschlagwortung) auch in der freien Version

- nur Windows (Server & Client)

- keine Mail-Archivierung in der freien Version, nur Versand

LethoDMS/SeedDMS

Läuft unter PHP auf einem Webserver, war aber hier nicht installierbar.

Alfresco

Ist eine komplette Dokumentenmanagement- und Kollaborations-Umgebung. Also eher eine "Dicke Berta" - aber ein sehr leistungsfähiges System. Konfiguration als "Records management"-Server ist vorgesehen.

+ Linux oder Windows-Server als Plattform

+ Open source, grosse community, gute Dokumentation, Foren usw.

 

eloOffice

Eingeführtes System, schon lange auf dem Markt. Einzelplatz 345,-€. Sind mit Microsoft verheiratet. Keine Mailer-Unterstützung, sattdessen Outlook-Integration usw.